Charte de protection des données à caractère personnel et cookies

Bienvenue sur le site internet https://www.greenflex.com (ci-après le « Site »).

En vous connectant ou en consultant le site internet, vous reconnaissez avoir lu, compris, et accepté, sans limitation ni réserve, la charte sur la protection des données à caractère personnel et cookies (ci-après la « Charte »). Veuillez noter que d’autres chartes sur la protection des données à caractère personnel et les cookies ainsi que des conditions générales s’appliquent aux autres sites du Groupe GreenFlex, et nous vous recommandons de les consulter attentivement.

La Charte a pour objectif de renseigner toute Personne concernée, et notamment les Internautes, les Clients et les Prospects, sur l’utilisation de leurs données dans le cadre :

des demandes réalisées à partir des formulaires présents sur le Site (demandes d’information, de documentation, de contact, de recrutement…) ;
des newsletters ;
des actions de prospection commerciale.

La Charte vise également à informer des droits et libertés que vous pouvez faire valoir à l’égard de notre utilisation de vos données personnelles et décrit les mesures que nous mettons en œuvre afin de les protéger.

Le traitement des données personnelles est mis en œuvre conformément à la réglementation applicable et, en particulier au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « RGPD »), à la loi n° 78-17 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et aux recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Les informations relatives au traitement des données se présentent de la façon suivante :

Le responsable du traitement
Les personnes concernées par la collecte et le traitement des données personnelles
Catégories de données personnelles traitées par GreenFlex
Informations sur les traitements de données (finalité, base légale et durée de conservation)
Destinataires ou catégories de destinataires des données
Transfert des données personnelles
Sécurité et confidentialité des données personnelles
Droits « informatique et libertés » et demandes relatives au traitement des données personnelles
Gestion des cookies

1. Le responsable du traitement

GreenFlex SAS, située au 7 – 11 boulevard Haussmann à Paris (75009), immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 511 840 845, est responsable du traitement des données personnelles (ci-après désigné « GreenFlex »).

2.Les personnes concernées par la collecte et le traitement des données personnelles

Les personnes concernées par un traitement de données personnelles sont celles définies ci-après :

Candidat: toute personne physique qui postule à une offre d’emploi ou de stage par l’intermédiaire du Site ;
Client: toute personne physique ou personne morale ayant conclu avec GreenFlex un contrat pour accéder aux services proposés par GreenFlex ;
Internaute: toute personne physique consultant le Site ;
Prospect: toute personne physique intéressée ou pouvant être intéressée par les différents services proposés par GreenFlex (formation, évènements, solutions digitales…), ou ayant fait part de son intérêt pour un ou plusieurs services proposés par GreenFlex ;
Personne concernée : toute personne physique identifiée ou identifiable, et notamment les Internautes, Clients et Prospects.

3. Catégories de données personnelles traitées par GreenFlex

Les données ci-dessous sont indiquées à titre indicatif et sont traitées en fonction des demandes ou intérêt de la Personne concernée.

Candidats : civilité, nom, prénom, poste actuel, adresse électronique, numéro de téléphone, curriculum vitae, et éventuellement photographie, l’adresse postale ainsi que le site internet, profil LinkedIn et Twitter du Candidat.

Clients professionnels : civilité, nom, prénom, société, fonction, service dans lequel la personne travaille, adresse électronique professionnelle, numéro de téléphone (fixe et/ou mobile) professionnel, et éventuellement adresse postale professionnelle, responsable hiérarchique, assistant, campagne marketing associée, date de création de la fiche contact.

Prospects professionnels : civilité, nom, prénom, société, fonction, service dans lequel la personne travaille, adresse électronique professionnelle, numéro de téléphone (fixe et/ou mobile) professionnel, et éventuellement adresse postale professionnelle, statut du prospect (actif/inactif), responsable hiérarchique, assistant, campagne marketing associée, date de création de la fiche contact, la source d’où proviennent les données à caractère personnel si les données n’ont pas été collectées directement auprès de la Personne concernée.

Internautes : données de connexion collectées par l’intermédiaire des cookies techniques et éventuellement par les cookies de mesures d’audience et publicitaire. Les données collectées sont les suivantes : adresse IP, information sur le navigateur internet utilisé, heure et date de connexion, pages visitées.

4. Informations sur les traitements de données (finalité, base légale et durée de conservation)

Dans le cadre de l’utilisation du présent site, vous êtes susceptibles de fournir un certain nombre de données personnelles telles que vos nom et prénom, adresse électronique afin de bénéficier notamment des services offerts par le site et de recevoir les réponses à vos demandes d’information.

Pour les prospects professionnels, GreenFlex peut également collecter les données à partir d’une source accessible au public. GreenFlex s’engage à informer les Prospects professionnels du traitement de leurs données et de la source à partir de laquelle leurs données ont été collectées.

Vos données peuvent également faire l’objet d’un traitement à des fins d’analyses et d’enquêtes.

Les traitements de données peuvent se fonder sur :

l’intérêt légitime du responsable de traitement à vous fournir des services lorsque la finalité concerne la gestion de la relation client ou des demandes formulées expressément à GreenFlex ;
l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ;
le respect d’obligations légales et réglementaires, notamment mais non exclusivement pour ce qui concerne les obligations qui incombent aux éditeurs de sites internet ;
votre consentement au traitement de vos données personnelles pour une ou plusieurs finalités spécifiques, notamment pour la prospection lorsque cela est nécessaire.

Les informations sont nécessaires pour permettre de traiter votre demande et mieux interagir avec vous.

Dans les formulaires en ligne, les champs obligatoires sont marqués par un astérisque. À défaut de réponse aux questions obligatoires, nous ne serons pas en mesure de vous fournir le(s) service(s) demandé(s) ou de répondre à vos demandes.

Les données personnelles des Personnes concernées ne sont à aucun moment vendues, commercialisées ou louées à des tiers, et ne sont pas traitées ultérieurement de manière incompatible avec les finalités telles que détaillées ci-après.

Le tableau ci-dessous vous renseigne sur la finalité du traitement de vos données, la base légale justifiant le traitement et la durée de conservation des données.

Finalité du traitement	Base légale	Durée de conservation en base active *
Gestion des demandes de documentations	Intérêt légitime	Durée du traitement de la demande
Gestion des inscriptions aux évènement proposés par GreenFlex	Intérêt légitime	Durée de la gestion des inscriptions aux évènements
Gestion d’une lettre d’information – Newsletter (gestion des abonnements, des envois électroniques et élaboration de statistiques relatives au service)	Consentement Intérêt légitime	Conservation de l’adresse email tant que la personne concernée ne se désinscrit pas (via le lien de désinscription intégré aux newsletters)
Gestion des réseaux sociaux GreenFlex (statistiques de visites, interactions (publiques ou messagerie privée) avec les utilisateurs de la plateforme concernée)	Intérêt légitime	Durée du traitement de la demande ou le temps de l’existence du compte actif sur le réseau social concerné, sauf exercice du droit à l’effacement ou du droit d’opposition réalisé par la Personne concernée
Gestion du formulaire contact	Intérêt légitime	Durée nécessaire pour répondre à la demande
Prospection commerciale auprès de professionnels (« BtoB »)	Intérêt légitime	3 ans à compter de la collecte des données ou du dernier contact émanant du prospect
Gestion des cookies	Intérêt légitime pour les cookies techniques Consentement pour les cookies de mesure d’audience ou publicitaire	13 mois maximum en fonction des cookies concernés
Gestion des droits informatique et libertés	Intérêts légitimes Droit d’opposition : obligation légale	12 mois à compter de la demande
Recrutement du personnel et prestataires indépendants (salariés stagiaires, travailleurs indépendants)	Mesures précontractuelles et/ou exécution du contrat Intérêt légitime	2 ans à partir de l’email de refus adressé au Candidat ou à partir de la réponse de ce dernier, sauf accord formel de la personne pour une conservation pus longue

* La durée en base active correspond à la durée pendant laquelle les données sont utilisées avant d’être effacées définitivement ou d’être archivées pendant la durée de prescription applicable en matière civile, commerciale et fiscale. Dans le cadre de la conservation en archivage des données personnelles, celles-ci ne sont plus utilisées par GreenFlex.

5. Destinataires ou catégories de destinataires des données

Les données personnelles ainsi que les informations sont traitées par le Personnel de GreenFlex (à savoir ensemble des personnes physiques salariées ou non de GreenFlex), et notamment par les services de la communication et la direction.

Les informations peuvent aussi être transmises à certains « Prestataires » (toute personne physique ou morale ayant conclu avec GreenFlex un contrat de prestation de service) afin de permettre à GreenFlex de pouvoir vous fournir le(s) service(s) proposé(s). Ces Prestataires agissent sur les instructions de GreenFlex, et GreenFlex s’assure que les données transmises sont traitées uniquement dans le cadre de la prestation et des services proposés, à moins que la Personne concernée ait souscrit directement aux services d’un Prestataire ou a consenti à ce que le Prestataire utilise ses données pour les propres besoins de ce dernier.

6. Transfert des données personnelles

Les données sont susceptibles d’être transférées auprès de nos Prestataires sous-traitants pour les services que GreenFlex propose aux Personnes concernées.

Tout transfert de données vers un pays tiers hors de l’Espace Économique Européen est réalisé en conformité avec la règlementation applicable et de manière à assurer une protection adéquate des données.

GreenFlex met en œuvre tous les moyens dont elle dispose pour assurer la protection et la confidentialité des données transférées, et veille notamment à ce que les Prestataires situés hors de l’Union européenne assurent un niveau de protection des données et des droits des Personnes concernées (et notamment leurs vie privée) dans des conditions équivalentes à celles garanties au sein de l’Union Européenne par le RGPD.

GreenFlex veille notamment, lorsque cela est possible, à faire signer des clauses contractuelles types validées par la Commission européenne avec ses Prestataires, et prévoit des garanties supplémentaires afin de s’assurer que les Prestataires respectent les exigences en matière de traitement et de protection des données prévues par le RGPD. GreenFlex s’assure par exemple que la modification de la législation du pays où les Prestataires sont situés n’est pas susceptible d’avoir des conséquences négatives importantes sur les garanties et droits des personnes concernées. À défaut, GreenFlex demande à ses Prestataires de traiter les données personnelles exclusivement dans le territoire d’un État membre de l’Union Européenne, sauf autorisation expresse de GreenFlex et garanties spéciales prises par le Prestataire concerné.

7.Sécurité et confidentialité des données personnelles

GreenFlex met en œuvre des mesures appropriées afin de garantir un niveau de protection adapté au risque en matière de confidentialité, d’intégrité, de disponibilité et de résilience des systèmes et, notamment, afin d’empêcher que les données à caractère personnel ne soient faussées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés.

GreenFlex procède à un contrôle régulier des procédures internes ainsi que des mesures techniques et organisationnelles afin de s’assurer que le traitement relevant de sa responsabilité est réalisé conformément aux exigences de la législation en vigueur sur la protection des données à caractère personnel et de la protection des droits des Personnes concernées.

Les mesures de sécurité sont également mises en œuvre conformément à la Charte informatique et au Règlement intérieur de GreenFlex.

Lorsque les données personnelles sont amenées à être transférées à des Partenaires ou des Prestataires, GreenFlex mettra en œuvre tous les moyens dont elle dispose pour assurer la protection et la confidentialité des données.

8.Droits « informatique et libertés » et demandes relatives au traitement des données personnelles

Conformément à la règlementation en vigueur, toute Personne concernée peut demander à GreenFlex, par l’intermédiaire de son Délégué à la protection des données (DPO) dont les coordonnées sont ci-dessous, l’exercice :

d’un droit d’accès: demander à GreenFlex si elle détient des données la concernant, et demander une communication pour en vérifier le contenu (https://www.cnil.fr/fr/le-droit-dacces-connaitre-les-donnees-quun-organisme-detient-sur-vous) ;
d’un droit à la rectification: cela implique la rectification des informations inexactes ou incomplètes concernant une Personne concernée. Il permet d’éviter qu’un organisme n’utilise ou ne diffuse des informations erronées sur cette Personne concernée (https://www.cnil.fr/fr/le-droit-de-rectification-corriger-vos-informations) ;
du droit à l’effacement (si applicable): droit de demander à GreenFlex l’effacement de données à caractère personnel concernant les Personnes concernées (https://www.cnil.fr/fr/le-droit-leffacement-supprimer-vos-donnees-en-ligne) ;
d’une limitation du traitement des données personnelles (si applicable) : droit de demander à GreenFlex de geler temporairement l’utilisation de certaines de données (https://www.cnil.fr/fr/le-droit-la-limitation-du-traitement-geler-lutilisation-de-vos-donnees) ;
du droit à la portabilité de ses données personnelles (si applicable): possibilité de récupérer une partie de leurs données dans un format ouvert et lisible par machine (https://www.cnil.fr/fr/le-droit-la-portabilite-en-questions) ;
du droit de s’opposer au traitement des données (si applicable): possibilité pour toute Personne concernée de s’opposer à tout moment à ce que GreenFlex utilise certaines de ses données pour un objectif précis. Cela concerne notamment le droit de s’opposer à toute prospection commerciale ou à être contacté par GreenFlex, par email ou par SMS/MMS, pour d’autres formations ou services analogues (https://www.cnil.fr/fr/le-droit-dopposition-refuser-lutilisation-de-vos-donnees) ;

Toute Personne concernée dispose également d’un droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage (https://www.cnil.fr/fr/profilage-et-decision-entierement-automatisee).

Toute Personne concernée peut introduire une réclamation auprès de la CNIL pour toute difficulté liée au traitement de ses données : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.

Pour toute demande concernant les données personnelles, veuillez adresser un email au Délégué à la protection des données à l’adresse électronique suivante : dpo@greenflex.com.

9. Gestion des cookies

Vous pouvez paramétrer ou modifier vos préférences en matière de dépôt de cookies en utilisant le système de gestion des cookies présent sur le Site.

9.1. En savoir plus sur les cookies et leur paramétrage

Le terme « cookies » couvre l’ensemble des cookies ou traceurs déposés et/ou lus sur un équipement (ordinateur, téléphone, tablette), par exemple lors de la consultation d’un site internet.

Dans le cadre d’une visite sur le Site, des informations relatives à la navigation de l’Internaute sont susceptibles d’être enregistrées sur son équipement dans des fichiers cookies placés par GreenFlex ou par des tiers. Le cookie peut contenir plusieurs données : le nom du serveur qui l’a déposé ; un identifiant sous forme de numéro unique ; une date d’expiration… Ces informations peuvent être stockées sur l’ordinateur de l’Internaute dans un simple fichier texte auquel un serveur accède pour lire et enregistrer des informations.

9.2. À quoi servent les cookies pouvant être stockés sur un terminal et comment les gérer ?

Les cookies ont différentes fonctions.

– Cookies techniques

Les cookies techniques servent des finalités techniques, pour faciliter la navigation sur le Site. Ces cookies techniques permettent d’identifier l’Internaute pour l’aider à remplir les formulaires ou certains champs, et permettent d’améliorer sa navigation. Les cookies techniques permettent également de mettre en œuvre des mesures de sécurité ou de prendre en compte certains des choix de l’Internaute, comme celui de la langue.

Ces cookies ont simplement pour but le fonctionnement de ce Site. Ils peuvent être placés et lus sur le terminal de l’Internaute, sans besoin de son consentement.

Si l’Internaute « désinstalle » un cookie technique de son matériel, celui-ci de ne pas être en mesure de bénéficier des services proposés par le Site.

– Cookies de mesure d’audience, publicitaires et « réseaux sociaux »

Les cookies de mesure d’audience permettent de mesurer l’audience des différents contenus et rubriques de ce Site, et de comprendre notamment comment les utilisateurs arrivent sur le Site.

Les cookies publicitaires permettent l’affichage de publicités ciblées sur une page web déterminée en fonction du profil de l’Internaute qui consulte la page, et plus particulièrement en fonction des pages que celui-ci a consultées.

Ce Site a ajouté à ses pages des plug-ins sociaux pour faciliter le partage du contenu du Site sur plusieurs plateformes sociales, telles que Facebook, Instagram, Linkedin ou Twitter. Le fait d’ajouter ces « boutons sociaux » au Site de GreenFlex permet à certaines plateformes sociales d’utiliser des cookies qui tracent la navigation de l’Internaute, que celui-ci soit utilisateur de ces plateformes ou non.

9.3. Supprimer les cookies directement depuis le navigateur

L’internaute a la possibilité de supprimer les cookies déposés sur son matériel.

La configuration de chaque navigateur est différente. Il appartient à l’Internaute de suivre les instructions de l’éditeur de son navigateur comme suit (liens disponibles à la date de mise à jour de la page « Cookies ») :

Pour Firefox : lancer le navigateur puis appuyer simultanément sur « Alt + O » ; sélectionner « Options » ; cliquer sur l’onglet « Vie privée et sécurité » puis choisir les options souhaitées. Retrouver ces explications avec le lien suivant : https://support.mozilla.org/fr/kb/autoriser-bloquer-cookies-preferences-sites

Pour Chrome : lancer le navigateur puis appuyer simultanément sur « Ctrl + H » ; cliquer sur « Effacer les données de navigation », et cocher la case « Cookies et autres données de site ». Retrouver ces explications avec le lien suivant : https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=fr&hlrm=en

Pour Safari : lancer le navigateur puis cliquer sur « Safari » en haut à gauche ; sélectionner « Préférences » puis cliquer sur « Confidentialité » ; cliquer sur « Gérer les données du site Web » ; sélectionner un ou plusieurs sites web puis cliquer sur « Supprimer » ou « Tout effacer ». Retrouver ces explications avec le lien suivant : https://support.apple.com/fr-fr/guide/safari/sfri11471/mac

Pour Opera : lancer le navigateur puis cliquer sur « Réglage » dans la barre d’outils ; sélectionner « Supprimer les données privées » ; cocher la case « Supprimer tous les cookies » ; cliquer sur « Supprimer ». Retrouver ces explications avec le lien suivant : https://help.opera.com/en/latest/web-preferences/#cookies

9.4. Durée de conservation des cookies

Les cookies stockés dans le terminal de l’Internaute ou tout autre élément utilisé pour l’identifier à des fins de statistiques ou d’audience auront une durée de vie raisonnable lié à la finalité du traitement envisagé dans la limite de treize (13) mois maximum, cette durée n’étant pas prorogée automatiquement lors de nouvelles visites de l’Internaute sur le Site. Au-delà, les données de fréquentation brutes associées à un identifiant sont soit supprimées, soit anonymisées.